Regolamento utilizzo spazi

Premessa

Il Teatro Cinema Vittorio De Sica, insieme al porticato esterno coperto, sono di proprietà del Comune di Peschiera Borromeo ed affidati in gestione al gruppo “Oltheatre” costituito da lavoratori dello spettacolo che si occupano di consulenze e servizi professionali e dall’Associazione Oltre Spettacoli e HDLab s.r.l., ente concessionario del Teatro Comunale che cura la progettazione culturale sul territorio insieme ai laboratori di educazione alla teatralità per tutte le età.

Al fine di favorire la massima partecipazione ad attività culturali, Enti e Associazioni pubbliche o private possono fare richiesta di utilizzo degli spazi per proiezioni cinematografiche, spettacoli teatrali, musicali, di intrattenimento di vario genere, convegni, presentazioni e altre manifestazioni rivolte al pubblico di natura culturale, ricreativa o artistica. Il Teatro Comunale assicura l’agibilità della struttura

Modalità di richiesta

La richiesta di utilizzo del Teatro può essere effettuata presso gli uffici del Teatro ai seguenti contatti: 

La richiesta deve pervenire unitamente alle richieste tecniche e/o al sopralluogo. La Direzione del Teatro si riserva di concedere o meno la sala previa disponibilità della struttura o del personale.

Le tariffe relative all’utilizzo dello spazio (l’uso del foyer, servizi igienici, palcoscenico e sala teatrale, camerini, quinte e soffitti neri, fondale di colore bordeaux) personale, biglietteria, servizi e materiale tecnico e pulizie vengono concordati e preventivati in relazione alla tipologia dell’evento e alle misure di sicurezza necessarie alla tutela della struttura, del personale e del servizio pubblico. 

Le tariffe di noleggio materiale audio luci e video vengono concordate preventivamente in base alle esigenze tecniche.

Le tariffe di utilizzo del porticato vengono concordate in base alla tipologia dell’evento.

In caso di eventi in collaborazione con Oltheatre o patrocinati dal Comune di Peschiera Borromeo la tariffa è ridotta sulla base del progetto artistico e/o sociale.

A seguito della conferma della disponibilità dello spazio è necessario concludere le pratiche per la prenotazione definitiva:

  1. firmando e inviando la domanda di utilizzo alla mail spazio@oltheatre.it;
  2. accettando il presente regolamento;
  3. accettando il preventivo di spesa e la relativa modalità di pagamento concordata.

Modalità di pagamento accettate: bonifico bancario.

Il numero massimo degli spettatori per i quali la struttura possiede l’agibilità è limitato a 408 e l’accesso in sala è consentito in relazione al quadro normativo vigente (come specificato sul portale di Regione Lombardia). Nella zona palco (che comprende palco, camerini e retropalco) sarà obbligatoria l’assistenza in backstage di un referente del Teatro per il mantenimento delle condizioni di sicurezza. In caso di superamento di n.50 persone sarà obbligatoria l’assistenza in backstage di n. 2  referenti del Teatro.

All’accettazione del presente regolamento viene contestualmente accettato anche il regolamento di sala pubblicato sul sito del Teatro https://www.oltheatre.it/

Si specifica che il Teatro organizza l’afflusso di pubblico attraverso un sistema di gestione della pianta di sala automatizzato e collegato ai sistemi S.I.A.E. Il sistema permette la prenotazione dei posti e la verifica del numero di accessi a seguito della stampa di biglietti digitali. In caso di gestione della biglietteria e afflusso di sala in autonomia è  obbligatorio il coordinamento con la direzione per la gestione della pianta di sala, la comunicazione e l’accesso al pubblico. 

La pulizia obbligatoria si considera a esclusivo carico dell’utilizzatore dello spazio e si concorda in relazione alle modalità di utilizzo. Al richiedente può essere applicata una maggiorazione per spettacoli o manifestazioni che richiedono pulizie straordinarie il cui importo viene stabilito congiuntamente alle tariffe dei servizi extra. Come indicato nel successivo punto “UTILIZZO DEI LOCALI”, si fa assoluto divieto di utilizzare effetti fuoco/fumi, spara coriandoli o una qualsiasi macchina che produca rifiuti senza autorizzazione da parte della Direzione. Gli spazi sono dotati di appositi contenitori per la raccolta differenziata dei rifiuti, pertanto la suddivisione e l’asportazione dei rifiuti rimane a carico dell’utilizzatore. In caso contrario eventuali sanzioni saranno ad esclusivo carico dell’utilizzatore.

Al momento della presentazione della domanda l’utilizzatore assume personalmente e qualora rappresenti, a qualsiasi titolo, enti, associazioni, organizzazioni e società, la responsabilità civile e penale relativa alla predisposizione e svolgimento della manifestazione promossa. Le eventuali autorizzazioni previste dalla legge per la realizzazione dell’iniziativa devono essere a disposizione durante tutto lo svolgimento della manifestazione.

Sono a carico del richiedente:

  1. le responsabilità e gli oneri organizzativi;
  2. la Siae;
  3. le coperture assicurative e previdenziali del personale di compagnia;
  4. gli adempimenti di legge oltre alle attività di pulizia e ripristino dei locali;

L’utilizzatore si assume la piena e totale responsabilità rispetto ai danni eventualmente subiti da terzi all’interno degli spazi del Teatro o comunque a causa delle attività svolte all’interno, e di ciò che avviene durante il periodo di permanenza negli spazi . Pertanto il richiedente deve assicurare l’incolumità del pubblico, l’assenza di danni alla struttura e beni mobili provvedendo alla riparazione nel termine assegnato dal gestore del Teatro, a propria cura e spese. In mancanza di questi accorgimenti, il gestore del Teatro procederà alla perizia dei danni arrecati alla struttura dell’edificio, apparati decorativi, impianti tecnologici, arredi e attrezzature obbligando al rimborso delle spese di ripristino e qualora fosse necessario richiedendo la differenza a totale copertura del danno quantificato.

Il richiedente deve includere nella domanda di utilizzo l’eventuale introduzione e uso nelle sale di attrezzature e strumenti di propria gestione e del proprio personale tecnico sottoscrivendo una dichiarazione di manleva di responsabilità, assumendosi la totale responsabilità a titolo personale sia civilmente che penalmente, per le conseguenze che dovessero derivare dalle sue azioni o attività di utilizzo dei quadri elettrici e degli spazi tecnici (compresi balconate e graticcio a 9,10m di altezza) in relazione ai lavori in quota, ai danni provocati a beni e persone presenti durante allestimento, prove e spettacolo.

In caso di apparecchi elettrici, audio/luci/video o macchinari adibiti a sollevamento carichi sospesi, il richiedente è tenuto a fornire le relative certificazioni conformi alle normative vigenti.

L’utilizzo delle attrezzature o degli strumenti di proprietà del Comune e del gestore può essere effettuato solo da un referente tecnico del Teatro.

Il Teatro non assume alcuna responsabilità per danni o furti del materiale, di proprietà del richiedente o di terzi, utilizzato per la manifestazione per la quale è stato concesso l’uso della sala. 

Le operazioni di carico e scarico presso il Teatro devono essere regolamentate previo accordi con la Direzione o con il Comune di Peschiera Borromeo. E’ vietato l’accesso con automezzi nella zona del colonnato senza autorizzazione.

Il Teatro si riserva il diritto di comunicare, all’interno della struttura, le attività culturali, oggetto della concessione, attraverso la divulgazione di materiale promozionale e proiezione di spot-video nella zona foyer e in sala contestualmente all’utilizzo da parte di terzi. L’utilizzo del logo di proprietà “OLtheatre” e dell’immagine degli spazi, del personale e spettatori è concesso esclusivamente previa autorizzazione da parte della Direzione. Qualsiasi forma di promozione (manifesti, locandine, flyer, video e simili) dovrà contenere la dicitura “TEATRO CINEMA DE SICA, VIA DON LUIGI STURZO 25 PESCHIERA BORROMEO (MI)” e potrà essere effettuata in seguito all’approvazione grafica da parte della Direzione. A tutela dell’immagine del Teatro e del personale è assolutamente vietato effettuare e pubblicare foto e/o video all’interno dello spazio senza l’autorizzazione della direzione. 

  1. E’ possibile utilizzare i locali dalle 8 alle 24. Verrà concordato con il referente tecnico in base agli accordi con la Direzione. L’utilizzatore dovrà tenere un comportamento corretto e dovrà rispettare scrupolosamente gli orari previamente concordati.
  2. Tutte le operazioni precedenti e successive alla manifestazione (allestimenti, smontaggi, prove, deposito materiali) devono essere comprese nell’arco di tempo richiesto nella relativa domanda.
  3. E’ fatto divieto al soggetto richiedente di sub-concedere l’uso del teatro.
  4. Non è possibile prendere accordi diretti con il personale di servizio al fine di utilizzare gli spazi in questione in date, orari e/o per iniziative diverse da quelle comunicate.
  5. L’organizzazione di cocktail e/o rinfreschi è consentita solo nel foyer del teatro e/o bar e solo dietro specifica autorizzazione della Direzione e permesso SUAP.
  6. È assolutamente vietato utilizzare effetti fuoco/fumi,spara-coriandoli o qualsiasi macchina che produca rifiuti senza autorizzazione.
  7. E’ assolutamente vietato il deposito di materiale e/o strumenti all’interno del Teatro al di fuori degli orari di utilizzo se non preventivamente concordato.
  8. In caso di utilizzo del Teatro per più giornate l’utilizzatore deve liberare da ingombri la struttura nelle ore in cui il Teatro non è utilizzato in quanto la direzione si riserva la facoltà di concedere la struttura a terzi o utilizzarla per esigenze proprie nelle ore in cui lo stesso non è stato prenotato, a patto che non sia stato precedentemente concordato e sottoscritto a mezzo scritto.
  9. L’inosservanza di quanto stabilito nel presente regolamento o nel caso di danni a strutture e attrezzature chiaramente causati da incuria dal richiedente, il personale del Teatro referente per gli allestimenti, prove e spettacoli è autorizzato a sospendere l’attività in corso. 
  10. E’ assolutamente vietato l’ingresso in tutte zone tecniche, lo spostamento e/o utilizzo di arredamento, scenografie, sipario, strumentazione, attrezzeria senza l’autorizzazione da parte della Direzione.

Eventuali richieste aggiuntive di personale, allestimenti o interventi tecnici particolari, spese di facchinaggio e comunque per tutto ciò che non risulta compreso nelle prestazioni del Teatro, dovranno essere specificate nella richiesta di uso delle sale e concordate come da listino dei servizi extra.  Si specifica che, in caso di necessità da parte del richiedente di eventuali attrezzature tecniche aggiuntive come ciabatte, riduttori, cavi ecc… queste ultime dovranno essere preventivamente concordate con la Direzione e restituite personalmente dal richiedente al termine della prestazione, pena il saldo del valore del materiale sottratto.

L’esercizio di attività economiche collaterali e sponsorizzazioni dovrà essere concordato con la Direzione del Teatro e/o l’Ufficio Cultura del Comune di Peschiera Borromeo.

ART. 1 DESTINAZIONE DELLO SPAZIO

Il presente disciplinare intende definire le modalità di utilizzo del porticato “Piazza De Sica”del Teatro Comunale di Peschiera Borromeo sito in via Don Luigi Sturzo 25, come spazio per valorizzare le attività sociali di aggregazione e di partecipazione.

L’area del porticato “Piazza De Sica” è per sua stessa posizione e logistica destinata ad un utilizzo condiviso da parte di più attori: Teatro, Scuola Civica di Musica, Comune per iniziative proprie, Enti e Associazioni su richiesta. 

Tale spazio non potrà essere a disposizione di soggetti politici ed associativi che concorrono alla realizzazione di iniziative di propaganda.

ART. 2 UTILIZZO DELLO SPAZIO 

Nell’area del porticato “Piazza De Sica” sono allestite n.2 casette di legno adibite a punto ristoro e punto informativo ed è presente arredamento da esterno di proprietà del concessionario Oltheatre e di Città di Peschiera Borromeo.

L’area può essere destinata ad attività culturali, musicali, ricreative e aggregative e il calendario verrà coordinato dall’ente concessionario Oltheatre, avendo cura che non vi siano sovrapposizioni tali da impedire il regolare svolgimento delle attività del teatro e della scuola di musica adiacente  anche semplicemente per l’accesso ai locali. Compatibilmente con la disponibilità dell’area il concessionario Oltheatre rilascerà l’autorizzazione all’utilizzo. 

Nel caso di coincidenza di richieste la priorità di utilizzo sarà assegnata:

1.     alle attività del Teatro

2.     alle attività della Scuola Civica di Musica

3.     al Comune per iniziative proprie e/o patrocinate

4.     ai soggetti terzi nell’ordine di presentazione della richiesta

Le manifestazioni che si svolgeranno presso il porticato “Piazza De Sica” dovranno svolgersi all’interno dei seguenti orari: 9:00 / 24:00 al fine di tutelare l’inquinamento acustico dell’area con abitazioni nelle vicinanze.

Il concessionario Oltheatre può concedere l’utilizzo dello spazio a terzi applicando le tariffe qui di seguito specificate:

Utilizzo del porticato “Piazza De Sica” per n. 4 ore 350€ esclusa iva

Utilizzo del porticato “Piazza De Sica” per 8 ore 600€ esclusa iva

Ogni ora aggiuntiva ha un costo di 75€/h esclusa iva

La tariffa comprende:

  • Utilizzo spazio porticato “Piazza De Sica” (500mq) con capienza: 100 persone 
  • n° 1 responsabile tecnico interno alla struttura per apertura/chiusura dei cancelli, custodia, allaccio alla corrente e assistenza all’illuminazione di servizio
  • Pulizie e sanificazione prima e dopo l’evento (comprensivo di dispenser igienizzanti)
  • Accesso ai servizi igienici dall’ingresso del teatro (2° piano con scale o ascensore) o della scuola di musica
  • Arredamento residente eventualmente modificabile concordandolo preventivamente
  • Impianto audio di diffusione musica con n.2 casse passive FBT HF8 + stativi, amplificatore FBT RENEGADE
  • N. 1 Operatore di sicurezza e afflusso pubblico

Il servizio bar dovrà essere concordato preventivamente se fuori dagli orari 

In collaborazione con l’Amministrazione Comunale è facoltà del concessionario Oltheatre autorizzare l’utilizzo dello spazio in forma gratuita o con beneficio di servizi in caso di eventi ritenuti particolarmente rilevanti dal punto di vista culturale, artistico, educativo.

Per proporre il proprio progetto è sufficiente inviare la richiesta compilando il seguente modulo

ART. 3 OBBLIGHI DEL RICHIEDENTE

La richiesta di utilizzo da parte di enti terzi al concessionario Oltheatre dovrà essere presentata almeno 30 giorni prima previa compilazione del modulo online pubblicato alla seguente link:

Il richiedente deve dichiarare nella domanda di utilizzo di assumersi tutte le responsabilità (penali, civili e amministrative) connesse con l’utilizzo dell’area, di rispondere per gli eventuali danni arrecati alla struttura, arredi, condutture dell’acqua e impianti elettrici.

Sono a carico del richiedente oneri organizzativi, Siae, coperture assicurative e adempimenti di legge. Qualora nell’utilizzo sia richiesto l’intervento del concessionario Oltheatre per i servizi necessari all’organizzazione dell’evento verranno applicate le tariffe di listino da valutare in base alla tipologia dell’evento come pubblicato alla seguente pagina

Il richiedente si impegna a riconsegnare la struttura utilizzata nello stato preesistente ed effettuare la rimozione di rifiuti ingombranti. È assolutamente vietato utilizzare chiodi, staffe o colla sui muri.

Le spese sostenute dal concessionario Oltheatre per il ripristino verranno addebitate al richiedente. 

Il concessionario Oltheatre controllerà la regolarità dell’utilizzo durante lo svolgimento delle attività 

ART. 4 RESPONSABILITÀ

Il concessionario Oltheatre declina ogni responsabilità per danni a persone o cose o furti derivanti dall’utilizzo del porticato “Piazza De Sica” da parte di terzi.

Il concessionario Oltheatre si riserva la facoltà di revocare la concessione già rilasciata in caso di violazione di norme di legge o di norme del presente regolamento da parte del concessionario Oltheatre o in caso di cause di forza maggiore.

  1. Tutti i materiali di scena devono essere conformi alla normativa vigente in materia di sicurezza e di antincendio. 
  2. È vietato introdurre, depositare o utilizzare liquidi infiammabili (alcool, solventi, vernici ecc.) a qualsiasi scopo destinati.
  3. È vietato introdurre o utilizzare apparecchiature e materiale elettrico non rispondenti ai requisiti di legge.
  4. È vietato introdurre o utilizzare apparecchiature portatili per il riscaldamento.
  5. I quadri elettrici provvisori, gli apparecchi di illuminazione e comunque tutte le probabili sorgenti di calore debbono essere installati o posizionati a debita distanza da materiali combustibili (tendaggi, scenografie ecc.), tale distanza deve essere sempre superiore a 50 cm.
  6. È vietato ostruire od intralciare anche temporaneamente le vie di esodo (corridoi, scale, disimpegni e uscite di sicurezza e non) con materiale di qualsiasi natura. L’allestimento della scena ed il deposito dei materiali e degli attrezzi ad essa necessari, deve essere tale da garantire la mobilità delle persone presenti sulla scena e dietro le quinte. Occorre quindi che i passaggi abbiano una larghezza di almeno 80/120 cm ed il loro andamento sia il più possibile regolare.
  7. Gli idranti e gli estintori debbono essere facilmente accessibili ed individuabili, è vietato depositare in prossimità di questi ultimi qualsiasi materiale che ne impedisca l’accesso ola visibilità.
  8. È vietato nascondere o rendere poco visibile qualsiasi tipo di segnaletica.
  9. È vietato accumulare rifiuti combustibili di qualsiasi natura, l’eventuale presenza di questi ultimi deve essere rimossa immediatamente.
  10. E’ vietato fumare in tutto il teatro.
  11. Durante le fasi di montaggio è vietato effettuare lavori a caldo (taglio di metalli, saldature, uso di fiamme libere ecc.)
  1. I materiali utilizzati per le scene devono avere una classe di reazione al fuoco non superiore a 2. La classe di reazione al fuoco deve essere attestata da apposita documentazione probante convalidità limitata a sei mesi.
  2. Qualora l’allestimento preveda l’uso di scenografie, queste dovranno arrivare in Teatro già pronte per il montaggio;
  3. Il ritiro delle scenografie dovrà avvenire tassativamente nel giorno e orario concordato con la Direzione. Qualora vi siano ingiustificati ritardi che impediscono le attività successive, i materiali di scena verranno rimossi dal gestore del Teatro che addebiterà la spesa sostenuta al richiedente.
  4. Per le compagnie amatoriali, l’allestimento sarà effettuato necessariamente sotto la supervisione di un referente tecnico competente messo a disposizione dal Teatro.
  5. Durante i montaggi e gli smontaggi potranno essere presenti in Teatro, oltre al personale tecnico abilitato, i responsabili dell’allestimento (regista, scenografo, coreografo) preventivamente ed esplicitamente indicati dal richiedente che dovranno rispettare gli adempimenti di legge in merito alla sicurezza.
  6. Durante tutto l’allestimento e l’effettuazione degli spettacoli è vietato l’accesso al palcoscenico a chiunque altro.
  7. La compagnia ospite del Teatro, in caso di spettacoli teatrali, è tenuta a rispettare il regolamento di palcoscenico estratto dal CCNL per attori, tecnici, ballerini, professori d’orchestra e coristi scritturati dai teatri stabili e dalle compagnie professionali teatrali di prosa, commedia musicale, rivista ed operetta affisso nel backstage

Chiunque utilizzi il Teatro, ivi comprese le scuole del territorio e i referenti degli eventi organizzati dall’Amministrazione Comunale, devono attuare le stesse procedure per i terzi, rispettando e accettando per iscritto il presente regolamento unitamente alla richiesta di prenotazione per l’utilizzo degli spazi.